メンバー進捗が把握しづらい、部門間の意思疎通が難しい、会社のロードマップが分かりづらいと不満の声が聞こえる…
スケジュールの可視化に関する課題を抱えているマネージャーやプロジェクトリーダーの方は多いのではないでしょうか。この記事は、以下のような方に特におすすめです：
- チームや部門のスケジュールをうまく管理したいリーダー
- 複数プロジェクトの進捗をうまく可視化したい担当者
- 会社やプロダクトの、中期ロードマップをうまく伝えたい経営陣
本記事では、スケジュール表を「時間軸の粒度」と「タスク主体の粒度」という2つの軸で整理し、状況に応じた最適な形式の選び方を解説します。
スケジュールの基本的な分類
スケジュール表は、大きく2つの軸で分類することができます。
1つ目の軸は「時間軸の粒度」です。
これは週次、月次、四半期、年次などの時間単位を指します。これから作成するスケジュールを、どの時間軸で共有したいかという話です。
2つ目の軸は「タスク主体の粒度」です。
こちらは個人、チーム、部門、全社といったタスクの管理単位を表します。作成したスケジュールに従い、どの主体（単位）で行動につなげてほしいか、という観点です。
4象限のスケジュール分類
スケジュール分類を具体的に見ていきましょう。
グループ１から４の順に、粒度が大きくなっていきます。
【グループ１：短期 × 個人/チーム】
- 特徴：最も詳細な進捗管理が可能
- 適用場面：日々のタスク管理、週次MTGでのタスク進捗確認
【グループ２：中長期 × 個人/チーム】
- 特徴：中期的なマイルストーン管理に適する
- 適用場面：月次（四半期）報告、プロジェクト単位の進捗管理
【グループ３：短期 × 部門/会社】
- 特徴：戦略的な計画立案と実行管理の両立
- 適用場面：部門横串しのプロジェクト管理、部門間連携
【グループ４：中長期 × 部門/会社】
- 特徴：戦略的な方向性の提示
- 適用場面：年間計画、中期経営計画との連携
スケジュールとロードマップの境界
ここで、スケジュールとロードマップの関係性について補足します。
時間軸とタスク主体の粒度が大きくなるにつれ、スケジュールはロードマップの性質を帯びていきます。結論としては、両者に明確な境界線はありません。
スケジュールというドキュメントが果たす役割は、具体的なアクションの明示、明確な期限と担当者の設定 ・進捗管理が主目的といえます。
一方で、ロードマップの役割は、戦略的な方向性の提示、大枠としてのマイルストーン設定 ・目指す姿の共有が主目的、であり未確定要素が多いというのが特徴です。
このように、ドキュメントの記載粒度が上がるにつれてグラデーション的に変化していくものと言えそうなので、「ロードマップ」と呼ばれたときにどのドキュメントを指すのか、利用する関係者の間で合意しておくのがおすすめです。
スケジュールテンプレート
【グループ１：短期 × 個人/チーム】
・レイアウト：
- 1ヶ月のタスクを週単位で表現
- 担当者別での横軸分割（チーム別はもちろん、タスク軸で分割も可）
・デザインの工夫：
- そのタスクを実行する予定期間を明確に（両端黒丸の水平直線）
- 一方で、タスクの内容をメモできるよう文字入力枠も確保（点線四角オブジェクト）
- 進捗状況は、完了したものを濃いグレーにして可視化
（着手済みか、進捗率はどうか、といった詳細は口頭確認の想定）
【グループ２：中長期 × 個人/チーム】
・レイアウト：
- 半年の予定を月単位で表現
- 部門やチーム別の縦軸設定
・デザインの工夫：
- 矢羽オブジェクトで、ある程度のタスクの塊（プロジェクト）であることを表現
- 同時期に他部門（チーム）が何をやっているかを示す
- 共同作業であっても、各部門別に矢羽を作成（冗長ではあるが編集は楽）
【グループ３：短期 × 部門/会社】
・レイアウト：
- 1ヶ月のタスクを週単位で表現
- 部門別での横軸分割
・デザインの工夫：
- スケジュール粒度が細かいので、タスクレベルまで表現
- 一方で他部門から見て「何をやっているか」も伝わるように矢羽表現も採用
【グループ４：中長期 × 部門/会社】
・レイアウト：
- 四半期単位での区切り（＋最右は年単位）
- あえて横軸は設けない（例では全社共通スケジュールであるため）
- マイルストーンの明示
・デザインの工夫：
- オブジェクトの角を丸めることで柔らかい＝確度が低い、ことを表現
（矢羽や四角オブジェクトではより”計画”というイメージを促す） - 依存関係（または次ステップへの狙い）は、矢印で示す
パワポダウンロード
エクセル vs パワポ
今回はスライド形式（パワーポイント形式）で作成しましたが、スプレッドシート（エクセル形式）のスケジュールも広く一般的です。
スプレッドシート形式のスケジュール
- 始めから表形式なので、値・文字入力はしやすい（とっつきやすい）
- 細かい粒度で、多くのタスクを管理できる
- 進捗率など、定量情報から自動計算もできる
スライド形式のスケジュール
- 形式やスケジュール粒度に自由度が高い
- 視覚的に見やすい
- 定性的な情報（文字）を表現しやすい
筆者は、細かい粒度のタスク管理が必須でない場合（例えばシステム開発、顧客への報告が必要なケースを除く）は、スライド形式でのスケジュールを選ぶようにしています。
前提として、スケジュールは「関係者で共通認識できている」状態を生み出すツールで、細かすぎるタスクレベルでスケジュールを管理しても、あまり効果は変わりません。
スライドのよい点は「自由度」であり、ここは重要だから細かく書く、逆に不要なら削除も可能です。定量情報のみでなく文字で補足できるのも重要なポイント。
パワポでスケジュール作成のTips
スケジュールは作成することよりも、着実に運用がなされることのほうがはるかに重要なので、できるだけ更新・編集が簡単になるように、編集設計する必要があります。
- スケジュール作成においては、パワポで表挿入は避ける
- 文字は図形オブジェクトに直接入力（文字オブジェクトを重ねない）
- 編集対象のオブジェクトは最前面においておく
- 入力する文章はなるだけ文字数少なく（なるだけ熟語、略称を用いる）
まとめ
スケジュールを作成するときには、単なる予定表としてではなく、効果的なコミュニケーションツールとして活用することが重要です。本記事で紹介した分類や設計のポイントを参考に、より効果的なスケジュール管理を実現していただければ幸いです。
フクロウの図表ラボ 